Hur man ställer in ett hemarkivsystem

Hjälp utvecklingen av webbplatsen och dela artikeln med vänner!

Översikt

• Arbetstid: 2-12 timmar

• Färdighetsnivå: Nybörjare

Att hantera viktiga dokument och pappersrörelser kan vara en kamp. Så det är viktigt att skapa ett funktionellt hemarkivsystem som du faktiskt kommer att använda. Ditt arkivsystem måste ta hänsyn till alla olika typer av pappersarbete du har, och du måste hålla koll på att bli av med papper som du inte behöver för att effektivisera lagringen.

Detta projekt hjälper dig med den första installationen av ditt hemarkivsystem. Stegen är enkla att följa, men tiden du spenderar på det kan variera mycket beroende på hur mycket pappersarbete du behöver sortera och organisera. Men om du anstränger dig bör du sluta med ett arkivsystem som fungerar sömlöst för dig.

De 6 vanligaste typerna av röran i ditt hem

Vad du behöver

Utrustning / verktyg

• Återvinningstunna
• Dokumentförstörare
• Etiketttillverkare eller skrivredskap

Material

• Mappar
• Arkivskåp, arkivlåda eller annat lagringsutrymme för filmappar
• Eldfast låda eller värdeskåp (tillval)
• Bindemedel (valfritt)
• Inkorgen (tillval)

Instruktioner

1. Samla alla dina papper på ett ställe

   Det första steget i att skapa ett hemarkivsystem är att korrigera alla dina pappersarbete i samma utrymme, så att du kan sortera igenom det. Förutom att ta papper från uppenbara platser, till exempel dina skrivbordslådor och arkivskåp, gör du en svep av resten av ditt hem för att se till att du har redovisat allt.

   Kontrollera vanliga platser där pappersarbete kan samlas, t.ex. köksbänken eller inuti en arbetspåse. Ta allt till en plats där du har mycket utrymme att sprida ut. Att sortera papper på golvet eller ett stort bord kan vara effektivt.

   

2. Separera dina papper i 5 kategorier

   Nu är det dags att sortera alla dina pappersarbete. Varje dokument går in i en av dessa fem kategorier: handling, arkiv, hushåll, återvinning och strimling. Här är vad du ska lägga in i var och en av dessa kategorier:

   • Handling: Det här är de papper du behöver vidta åtgärder för att sedan kasta. Blanda inte dessa med dokument som ingår i hushållskategorin. Hushållsdokument arkiveras permanent; åtgärdsfiler används en gång och sedan kasseras. Exempel inkluderar inbjudningar, parkeringsbiljetter, mötepåminnelser, läxor och räkningar.
   • Arkiv: Denna kategori innehåller papper som du behöver hänga på men inte behöver referera mer än en eller två gånger om året. Exempel är skattedeklarationer, medicinska register, akademiska register, handlingar, hyresavtal, garantier och kontrakt.
   • Hushåll: Det här är papper som du använder för att hålla ditt hus (och liv) igång. Exempel är kuponger, recept, användarmanualer, kvitton för årets skatt och dokument för kommande resor.
   • Återvinna: Det här är papper som inte faller inom någon av kategorierna ovan och inte innehåller någon personlig information. Exempel är skräppost, tidningar, tidningar, gamla läxor du inte behöver och begagnade kuvert.
   • Strimla: Denna kategori innehåller papper som inte faller inom de tre första kategorierna men som innehåller personlig identifierande information. Exempel är kreditkortserbjudanden, gamla kontoutdrag och räkningar.
   

3. Kasta dokument du inte behöver

   Nu när du har delat in ditt pappersarbete i de fem kategorierna kan du rensa lite utrymme genom att kasta papper som du inte behöver. Ta ut återvinningsstapeln först, eftersom det borde vara enkelt och bara involvera att du släpper den i en papperskorg. Strimla sedan de känsliga dokumenten du blir av med. När du är klar ska du bara ha de papper du behöver lämna kvar framför dig.

   

4. Organisera arkivfilen

   Ta först hand om arkivet med pappersarbete. Denna hög kan innehålla mycket viktiga dokument, till exempel ditt pass eller socialförsäkringskort. Så det är perfekt att placera dessa papper i en brandsäker låda eller säkert för att skydda dem.

   Dela upp din arkivhög i underkategorier för effektivare organisation, såsom akademiska, bil-, anställnings-, finans-, hälso-, försäkrings-, personidentifierings- och fastighetsdokument. Använd en märkt filmapp för var och en av dina underkategorier. Lägg sedan dessa mappar i den säkra, brandsäkra rutan eller någon annan plats där du planerar att förvara dem.

   

5. Ordna hushållsfilen

   Nu är det dags för din hushållspapper. Du kan förvara dessa papper i arkivmappar lagrade i ett arkivskåp eller annan tillgänglig plats. Men många föredrar att hålla sina hushållspapper i ett bindemedel med olika sektioner och fickor. De största fördelarna med ett bindemedel är att det inte tar mycket utrymme, och det kan lagras och flyttas dit du behöver det.

   Du kan till exempel skapa ett bindemedel med sektioner för kuponger, kuponger och presentkort; belöningar och lojalitetskort; kvitton som du fortfarande refererar till; och användarhandböcker som du ibland behöver kontrollera. Dela upp pappersarbetet i kategorier som bäst passar din livsstil.

   

6. Ställ in åtgärdsfilen

   Slutligen kommer du att ta upp din handlingskategori pappersarbete. Eftersom dessa papper omfattar föremål som behöver behandlas kan det vara till hjälp att lagra dem i det fria som en visuell påminnelse för dig själv, snarare än undangömt i ett arkivskåp. Ett inkorgsfack på skrivbordet kan vara ett bra alternativ för att lagra handlingspapper, men du kan också helt enkelt lägga papperen i en filmapp som du håller tillgänglig.

   Du kan dela upp ditt pappersarbete i kategorier, så som räkningar, brev som behöver svar osv. Det är dock lättast att kasta alla dessa papper i samma fil och planera att gå igenom filen minst en gång i veckan. Vid den tiden bör du vidta lämpliga åtgärder för varje objekt. Då bör du återvinna eller strimla de saker du är klar med och lägga allt du behöver för att hålla i dina hushålls- eller arkivfiler. Målet är att hålla din åtgärdsfil så liten som möjligt.

   

Hur man kan bli av med pappersklippare en gång för allaVisa hela artikeln

Hjälp utvecklingen av webbplatsen och dela artikeln med vänner!