Att lära sig att hantera din e-post är en överraskande skrämmande organisatorisk uppgif.webpt. Du kan inte bara organisera e-post visuellt; du måste läsa och röra vid varje dokument för att arkivera eller kassera. Som sagt, det bästa sättet att börja är att hoppa in och göra det nu.
Här är några användbara tips om hur du organiserar e-post.
- 01 av 05
Dumpa skräpet
Minska mängden e-post du får genom att stoppa tillströmningen av skräppost.
Avsluta prenumerationen på alla kataloger - ja, alla. Du kan enkelt hitta deras innehåll online. De flesta har finstilta med instruktioner för att avsluta prenumerationen, eller så kan du göra det online. Om du minskar mängden skräppost du får minskar den tid du spenderar på att hantera din post. Det är också bra för miljön.
När du har avslutat prenumerationen på allt kommer din brevlåda vara lyckligt fri från skräppost ett tag, men den kommer långsamt att ackumuleras igen. Fortsätt att ta bort dig själv från e-postlistor fortlöpande eller avsätt tid var sjätte månad eller så för att ta bort ditt namn från alla listor som du har lagts till.
- 02 av 05
Schemalägg organisationstid
De flesta sorterar via posten när de går in genom dörren efter jobbet och stannar ofta i mitten för att lägga undan sin kappa eller rikta uppmärksamheten på vad som är till middag. Motstå uppmaningen att hantera e-post tills du har tid och uppmärksamhet att ge den här uppgif.webpten.
Om du till exempel sorterar på väg in genom dörren är chansen att du inte är beredd att hantera din e-post vid den tiden. Du behöver rätt verktyg och uppmärksamhet för att bestämma hur du ska använda eller kasta varje bit.
Rör aldrig vid ett papper mer än en gång om du inte behöver. Det är detta som gör pappershantering så utmattande: Du måste läsa den varje gång du hämtar den. Vänta tills du är redo att hantera och kassera.
- 03 av 05
Använd rätt verktyg
Ha rätt verktyg - en dokumentförstörare, papperskorg och ett arkivsystem och kalender till hands för att kasta, återvinna eller svara på din e-post.
Ha inte din dokumentförstörare och papperskorgen i separata rum. De ska vara bredvid dig när du arbetar så att du kan vidta åtgärder direkt. På det här sättet har du inte pappershögar som väntar på att återvinnas och strimlas över hela huset.
- 04 av 05
Upprätta ett system
Det finns tre slutspel för varje post.
Vidta åtgärder med post som behöver uppmärksamhet nu eller så småningom. Dela upp det i ytterligare kategorier, till exempel arkivera, svara eller omedelbar handling.
Återvinna skräppost som inte har något värde för dig och ingen identifierande information om det utöver ditt namn.
Strimla vilken post som helst som innehåller identifierande information utöver ditt namn och adress. Detta skulle inkludera personnummer, födelsedatum, kreditkortserbjudanden och mer.
Fortsätt till 5 av 5 nedan. - 05 av 05
Håll dig till systemet
Nu när du har ett system nere måste du hålla det uppe. Om du inte har tid varje dag att ägna dig åt att sortera din post, placera den i en inkorg på ditt skrivbord, nära din ingång eller i ett hörn på din bänkskiva. Planera att spendera tid en eller två gånger i veckan för att sortera varje post så att du inte missar något viktigt.
